Il 19 e 20 giugno 2018 si è tenuto il primo evento congiunto mirante al duplice obiettivo di presentare la partnership tra BNL e Copernico e di aprire al grande pubblico la Club House Barberini, primo caso di un edificio BNL che entra nel network Copernico con una formula esclusiva di smart working rivolta a una clientela top.

La manifestazione ha inaugurato il concept “Smarter Together”, con i due partner impegnati a condividere un approccio innovativo al mondo del lavoro al fine di supportare il cambiamento e di reinterpretare lo spazio per lo smart working.

A sede dell’incontro sono stati destinati il primo e il quinto piano del palazzo che presentano complessivamente una capienza ottimale di circa 120/130 persone, con la possibilità di accoglierne fino a un massimo di 150. Sulla scorta di questi dati si è ritenuto di suddividere l’evento in due giornate in modo da poter coinvolgere globalmente e in maniera funzionale oltre 200 partecipanti tra ospiti BNL e Copernico.

Il programma dei lavori ha seguito lo stesso schema per entrambi i giorni e si è sviluppato attraverso una fase antimeridiana e una pomeridiana.

I lavori delle due mattine (ore 10,30 – 12,00) si sono succeduti attraverso le seguenti tappe:

- morning coffee

- conferenza stampa

- visita alla struttura

- interviste

Le due serate, per le quali sono stati diramati in totale 300 inviti BNL e 100 inviti Copernico facendo registrare la partecipazione di circa 120 ospiti in ognuna di esse, hanno rappresentato un evento prettamente riservato a un pubblico selezionato BNL-Copernico con tour esperienziale in tutta l’area dedicata, talk e business cocktail. Più dettagliatamente i lavori pomeridiani si sono succeduti attraverso i seguenti momenti:

- check-in al desk predisposto al piano terra (con registrazione, firma liberatoria, consegna comunicato stampa e occhialini)

- aperitivo light in caffetteria e inizio tour

- percorso nelle sale riunioni e nella sala conferenze con contenuti audiovideo

- trasferimento degli ospiti, accompagnati dalle hostess, nelle sale e nella terrazza situate al piano superiore

- breve benvenuto da parte di una figura istituzionale Copernico e di una BNL

- talk di 20/30 minuti, con la presenza di due relatori testimonial esterni per ciascun partner e di un moderatore

- light dinner con intrattenimento musicale in filodiffusione.

Per quanto concerne le nostre aree di competenza, ci siamo occupati della stampa dei materiali con il logo della campagna Smarter Together, realizzando sui vari materiali una creatività optical, basata sui colori base rosso e blu, che ha consentito la visualizzazione di coppie di immagini «pop-style» attraverso l’utilizzo di speciali occhialini anaglifi 3D.

Alla vigilia dell’evento abbiamo provveduto all’allestimento dei locali interessati approntando i seguenti materiali:

- Logo Smarter Together, installato in 3D all’ingresso, con la possibilità di essere utilizzato anche come quinta per le foto

- Pannello – totem 120x205 con programma dell’evento all’ingresso

- Pannelli allestitivi al piano terra (forex piuma patinati opaco) con percorso esperienziale «rosso/blu» da visualizzare con occhialini

Infine abbiamo gestito la segreteria organizzativa in ogni suo aspetto, dalla spedizione degli inviti ad personam al recall telefonico e all’accoglienza degli ospiti nei giorni dell’evento.

Come di consueto ci siamo occupati, anche, di redigere il report finale a chiusura dell’evento.