Il periodo che è seguito alle vacanze estive ha visto la segreteria organizzativa impegnata incisivamente negli innumerevoli eventi che si sono succeduti, dei quali è stata decisiva protagonista grazie alla sua consolidata esperienza che ha consentito, attraverso una serrata ed avvincente attività, l’ottimale gestione degli ospiti partecipanti alle singole manifestazioni, che siano state esse una cena di gala, ancorchè un concerto o una visita guidata.

Il nostro lavoro segue uno schema di collaudata efficacia e si sviluppa in più fasi collegate che hanno inizio con la creazione di un indirizzo di posta elettronica ad hoc destinato ad ogni tipologia di evento, da cui partiranno gli inviti personalizzati con l’attribuzione di un contatto telefonico che costituirà linea esclusiva dedicata a quell’evento.

Lavoriamo su una lista precostituita di potenziali ospiti che viene continuamente integrata e riordinata attraverso un costante screening, provvedendo anche al rinvenimento dei contatti utili per la spedizione laddove essi siano mancanti.

Una volta che tutti gli inviti sono stati diramati, monitoriamo regolarmente la mail per riscontrare le adesioni o le eventuali successive disdette pervenute.

Trascorso qualche giorno, iniziamo il recall su tutti gli ospiti cosiddetti “pending”, ossia coloro che non hanno ancora fornito una risposta, azione che si prefigge anche lo scopo di accertare la corretta ricezione dell’invito, offrendoci conseguentemente la possibilità di inoltrarlo nuovamente nel caso non fosse giunto a destinazione.

Il giorno precedente all’evento stiliamo la lista degli accrediti, comprensiva di tutti i nominativi degli ospiti che hanno aderito all’iniziativa. Quest’elenco consente alle hostess di gestire con la massima efficacia l’accoglienza di ogni singolo partecipante e di evidenziare tutti gli invitati effettivamente intervenuti. 

Quest’ultimo passaggio è fondamentale per stilare i report a conclusione dell’evento, che ci permettono di registrare la percentuale di partecipazione e di no-show, indispensabile per le rilevazioni statistiche nel corso degli anni.