Durante lo scorso mese di marzo, nei giorni dal 26 al 28, si è tenuta, presso la sede del Miur in viale Trastevere, un’importante conferenza dell’ISF (International School Sport Federation).

In relazione al predetto evento, il nostro apporto può essere definito sicuramente omnicomprensivo, a partire dalle fasi preliminari di progettazione, che ci hanno visto effettuare anche diversi sopralluoghi esplorativi, fino a quelle di compiuta realizzazione.

Per quanto concerne gli aspetti più prettamente logistici, abbiamo predisposto gli allestimenti alla vigilia della manifestazione, rifinendo poi ogni dettaglio durante il giorno dedicato alla cerimonia. Abbiamo curato i rapporti con tutti i fornitori interessati, assicurando la perfetta adempienza agli accordi presi. Abbiamo coordinato l’azione del catering, incaricato di organizzare i vari coffee break e lunch durante i due giorni del convegno, concordando con esso e unitamente anche al cliente committente il menù più idoneo da adottare nel corso di un evento dedicato allo sport. Nel giorno della conferenza, già a partire dalle ore precedenti, il nostro personale qualificato presenziava sul posto, al fine di gestire le varie fasi della manifestazione, di coordinare tutte le componenti intervenute e di assicurare il rispetto della timeline programmata. Abbiamo, altresì, organizzato la cena di benvenuto in hotel la prima sera e quella della seconda sera in un ristorante caratteristico del centro, con cucina tipica romana, una scelta sempre vincente quando si interagisce con un pubblico straniero; dallo stesso principio siamo stati ispirati nella decisione di congedare gli ospiti con un cadeau di prodotti culinari della regione Lazio da poter riportare nei loro paesi d’origine.

Per quanto riguarda, invece, gli aspetti più specificamente burocratici, abbiamo gestito, come da prassi consolidata nel tempo, la segreteria organizzativa. Abbiamo raccolto le schede di partecipazione di tutti gli invitati provenienti da ogni parte del mondo, gestendo quindi, nel contempo, anche il pagamento delle quote di adesione, con pagamento in contanti all’atto dell’arrivo degli ospiti, laddove gli stessi non avessero già provveduto ad effettuare preventivo bonifico. Abbiamo, inoltre, realizzato tutta la grafica relativa all’evento, caratterizzandola interamente con i due loghi in partnership (quello dell’ISF e quello del MIUR) e abbiamo provveduto alla stampa dei vari materiali di comunicazione.

A noi è spettata anche la gestione dell’hotel e delle accomodation, della rooming list e, non di secondario rilievo, dei transfer, da e per l’aeroporto, per tutti i partecipanti. Forse proprio quest’ultimo il compito più delicato che ha richiesto un’assoluta e meticolosa attenzione affinché tutti avessero il passaggio garantito e in concomitanza con il volo prenotato.

In definitiva possiamo sicuramente affermare che si è trattato di un incontro conclusosi con la piena soddisfazione di ospiti e addetti ai lavori e al nostro staff sono state riconosciute convintamente spiccate professionalità e competenza.